Errores comunes de archivado que se cometen a menudo y cómo solucionarlos!
- Archivar papeles irrelevantes.
Es común que a menudo acaparemos el papeleo, sin centrarnos en lo que es importante y lo que no. De hecho, la mayoría de nosotros en algún momento ha tenido miedo de deshacerse de algo importante, hasta el punto de que terminamos archivando cada uno de los papeles que tenemos.
Por supuesto, esto puede presentar un problema a la hora de buscar documentos realmente importantes con prisa. Sacar tiempo de nuestras vidas ocupadas para ordenar los documentos importantes y deshacerse de los documentos que sabemos que no serán necesarios es una tarea que vale la pena. Si tienes documentos de los que realmente no estás seguro y te sientes más cómodo guardándolos durante unas semanas más, entonces usa cajas de archivo para distinguirlos como separados de los demás. Las cajas de archivo de cometas tienen un panel impreso en la parte delantera, con un espacio en blanco para que puedas anotar las cajas con los detalles más importantes de lo que hay dentro. Esto le permitirá distinguir fácilmente lo importante de lo no tan importante!. La gama de archivos de Embalias de alta calidad y hecha de cartón corrugado resistente es ideal para el almacenamiento a largo plazo.
No guardes los documentos sólo porque sientes que deberías, siempre pregunta si realmente los necesitas. Si lo haces, ¡mantén los documentos organizados y seguros!.
- Mantenerse al tanto de las cosas.
Tener un gran sistema de archivo sólo va a funcionar bien si te mantienes al tanto. Ya sea que se trate de documentos relacionados con el trabajo, la educación, o simplemente documentos generales de casa, es vital que te tomes el tiempo para archivar regularmente las cosas de la manera correcta.
Este será el primer lugar en el que busques, así que al no estar al tanto de las cosas, perderás más tiempo teniendo que cazar. También tomarse el tiempo para deshacerse de cualquier cosa que el nuevo papeleo haya reemplazado, le asegurará mantener su papeleo al día.
La compra de soluciones de almacenamiento como las cajas del Archivo de Cometas te ayudará a mantenerte al tanto de las cosas. Son ordenadas, fáciles de montar y almacenar y están construidas para durar, así que puedes estar seguro de que no importa cuántas veces las saques del almacén, permanecerán robustas e intactas.
- No poder encontrar las cosas una vez archivadas.
Debes preguntarte, ¿cuánto tiempo te llevaría encontrar tu certificado de ITV, o Certificado de Nacimiento?
Si la respuesta es más de unos pocos minutos, entonces es demasiado tiempo. Utilizando un sistema de archivo como las cajas de archivo, puedes organizar el papeleo en archivos separados, archivos de transferencia de suministros de cometas que te permiten crear un almacenamiento categorizado dentro de tus cajas de archivo. La creación de categorías para lo que necesita le ayudará a encontrar todos los documentos relacionados en un solo archivo y nuestros archivos de transferencia están diseñados para encajar perfectamente en nuestras cajas de archivo.
Es vital que encuentres un sistema que funcione bien para ti, lo que funciona bien para uno, puede no funcionar para el otro. Necesitas trabajar con el presupuesto que tienes y los productos como nuestra gama de archivos son de alta calidad a precios económicos y ofrecen las soluciones de almacenamiento y archivo para satisfacer muchos requisitos.
Esto también es vital en las empresas; debe asegurarse de que todos los documentos importantes se mantengan seguros, bien organizados y puedan ser fácilmente identificados con un etiquetado claro.
- Archivar bajo «miscelánea»
Es muy común tener un número de documentos de papeleo que no encajan bien aquí o allá, pero que siguen siendo importantes y algo que sabes que necesitarás en el futuro. Una pila miscelánea puede parecer una gran idea, sin embargo esto podría causar que su archivo se salga de control, si la pereza hace efecto comenzará a poner todo en esta pila y pronto se convertirá en un gran desorden desorganizado. Tener categorías más pequeñas te ayudará, las cajas de archivo de Cometas son ideales para esto, vienen en una gama de tamaños que se adaptan a tus necesidades y se pueden comprar con archivos de transferencia especialmente diseñados para que puedas tener secciones separadas en una caja de archivo.
- Parecer poco profesional en el lugar de trabajo debido a la falta de gestión.
Cuando se lleva un negocio es crucial que toda la información se mantenga segura y fácilmente accesible en cualquier momento. Si los clientes potenciales vienen a las reuniones, es conveniente que puedan encontrar cualquier información que puedan solicitar. Una mala presentación dará una mala impresión personal y de la empresa. Al tener sistemas de archivo y almacenamiento adecuados puedes estar seguro de estar organizado en todo momento y listo para cualquier solicitud.
Para encontrar grandes productos que ayuden a evitar errores de archivo, incluyendo cajas de archivo, y para todos nuestros otros productos y servicios, visite www.Embaliapackaging.co.uk
